Genel kurul hazırlığı ve karar defteri tutma

Genel kurul, bir topluluğun en önemli toplantısıdır: yönetim seçilir, bütçe konuşulur, büyük kararlar alınır. Ama hazırlığı çoğu zaman son haftaya kalır. Gündem aceleyle yazılır, imza listesi kapıda dolaşır, kararlar toplantıdan günler sonra deftere geçer. Bir yıl sonra “o karar tam olarak neydi?” sorusuna kimse emin cevap veremez.

Bu rehber, yönetim kurulu başkanları, sekreterler, apartman ve site yöneticileri ve kulüp yöneticileri için yazıldı. Genel kurulu dört aşamada ele alır: gündem, hazirun, karar ve duyuru. Toplantı dışında alınan yönetim kurulu kararları için de aynı karar defteri düzeni geçerlidir.

Çağrı süresi, toplantı ve karar yeter sayısı, oy kullanma ve vekâlet kuralları topluluğun hukuki yapısına ve tüzüğüne göre değişir. Bu rehber o kuralları anlatmaz; ayrıntı için mevzuat özetlerimize ve tüzüğünüze bakın. Bu içerik hukuki danışmanlık değildir.

Aşama 1: Gündemi erken ve açık hazırlayın

İyi bir gündem, toplantının yarısıdır. Hazırlarken:

• Sabit maddeleri yazın: açılış, divan seçimi, faaliyet ve mali raporların okunması, denetim raporu, ibra, seçim, dilek ve temenniler. Hangi maddelerin zorunlu olduğu tüzüğünüzde yazar.
• Karar gerektiren maddeleri ayrı ve net yazın. “Çeşitli konular” yerine “Cami avlusu onarımı için bütçe ayrılması” yazın. Üye neye oy vereceğini önceden bilmelidir.
• Belgeleri gündemle birlikte hazırlayın. Mali rapor, bütçe önerisi, teklifler. Üyeler toplantıya okuyarak gelirse tartışma kısalır.
• Üyelerden madde önerisi isteyin. Önerinin hangi yolla ve hangi tarihe kadar alınacağını duyurun.

Gündemi kesinleştirdikten sonra üyelere tüzükte belirtilen yolla duyurun. Duyurunun tarihini ve kime, hangi yolla gittiğini kaydedin; sonradan “haberim yoktu” itirazına karşı en iyi cevap bu kayıttır.

Aşama 2: Hazirunu toplantıdan önce hazırlayın

Hazirun, toplantıya katılma hakkı olan üyelerin listesidir. Toplantı günü kapıda hazırlanmaz; önceden çıkarılır.

1. Üye listesini güncelleyin. Ayrılan, vefat eden ya da yeni katılan üyeleri işleyin.
2. Katılma hakkını belirleyin. Tüzüğünüz aidat borcu gibi koşullar öngörüyorsa listeyi buna göre işaretleyin.
3. Toplantıda imza ya da onay alın. Gelen her üyenin karşısına imza atılır ya da dijital olarak onaylanır.
4. Vekâlet varsa kaydedin. Kimin kimi temsil ettiği hazirunda açıkça görünmelidir.
5. Katılım sayısını toplantı başında ve oylamalarda not edin. Yeter sayının sağlanıp sağlanmadığı bu sayıya bakılarak anlaşılır.

Aşama 3: Kararı yazın, numaralayın, kesinleştirin

Karar defterinin amacı, bir kararı yıllar sonra bile tek başına anlaşılır kılmaktır. Her karar kaydında şunlar olmalı:

• Karar numarası: Yıl ve sıra ile, ör. 2026/07. Numara atlanmaz, yeniden kullanılmaz.
• Tarih ve toplantı: Hangi kurulun hangi toplantısında alındı.
• Gündem maddesi: Hangi maddeye karşılık geliyor.
• Karar metni: Ne yapılacak, ne kadar bütçeyle, kim sorumlu, hangi süre içinde.
• Oylama sonucu: Kabul, ret ve çekimser sayısı; oybirliği mi oyçokluğu mu.
• Ekler: Teklifler, raporlar.

Kararı toplantıda okuyup kesinleştirin. Toplantıdan sonra “hatırladığımız kadarıyla” yazılan karar, en çok itiraz alan karardır.

Kesinleşen karar değiştirilmez

Kesinleşen bir kararda hata ya da değişiklik ihtiyacı çıkarsa eski karar silinmez; yeni bir kararla düzeltilir ve yeni karar eskisine atıf yapar: “2026/07 sayılı kararın bütçe tutarı, 2026/11 sayılı kararla güncellenmiştir.” Böylece kararın tarihçesi defterde kalır.

Kararı işe bağlayın

Karar alındığı gün bitmez. Bütçe ayrılan bir onarım kararının arkasından harcamalar, görevler ve bir sonuç gelir. Bu bağlantıyı kurmak için yardım ihtiyacından sonuç raporuna izlenebilirlik rehberine bakabilirsiniz.

Aşama 4: Kararları duyurun

Genel kurula gelemeyen üye de kararları bilmelidir. Toplantıdan sonra:

• Alınan kararların numaralı listesini üyelere duyurun.
• Seçilen yönetim ve denetim kurulunu, görev dağılımıyla birlikte paylaşın.
• Bütçe kararlarını mali özetle birlikte yayımlayın; böylece üye “bu para nereden çıkacak?” sorusunun cevabını da görür.

Hangi kararların resmî kurumlara bildirilmesi gerektiği ve süreleri topluluğun türüne bağlıdır; bunun için mevzuat özetlerine başvurun.

Temsili bir örnek

Bu örnekteki topluluk ve tutarlar temsilîdir.

Bir köy derneğinin olağan genel kurulunda gündemin 6. maddesi “Köy çeşmesinin onarımı için bütçe ayrılması” idi. Sekreter şu kaydı düştü:

Haziran’da maliyet artınca yönetim kurulu yeni bir karar aldı (2026/09) ve 2026/04’e atıf yaptı. Eski karar defterde olduğu gibi durdu.

Yaygın hatalar

• Belirsiz gündem maddesi. “Diğer işler” altında alınan büyük karar, en kolay itiraz edilen karardır.
• Hazirunu kapıda hazırlamak. Katılma hakkı tartışması toplantıyı geciktirir.
• Kararı sonradan yazmak. Metin hafızaya dayanır, tutanak ile defter birbirini tutmaz.
• Numara atlamak ya da tekrar kullanmak. Defterin güvenilirliğini bozar.
• Kararı silmek ya da üzerine yazmak. Değişiklik yeni kararla yapılır.
• Duyurmamak. Gelmeyen üye kararı dedikodudan öğrenir.

Kısa kontrol listesi

• Gündem, karar gerektiren maddeleri açıkça yazıyor; belgeler hazır.
• Duyurunun tarihi, yolu ve alıcıları kayıtlı.
• Hazirun toplantıdan önce güncellendi; vekâletler işli.
• Her karar numaralı, tarihli, gündem maddesine bağlı ve oylama sonucuyla yazıldı.
• Kararlar toplantıda okunup kesinleştirildi.
• Değişiklikler yeni kararla yapıldı ve eskisine atıf verildi.
• Kararlar üyelere duyuruldu.

Elele ile nasıl yapılır?

Elele içindeki kurullar ve kararlar modülü bu dört aşamayı tek akışta toplar:

• Toplantı ve gündem: Toplantı planlanır, gündem ve belgeler eklenir; üyelere bildirim gider.
• Hazirun: Üye kayıt defterinden hazırlanır; katılım ve vekâlet toplantıda işaretlenir.
• Numaralı karar defteri: Karar numarası toplulukta tekildir; kesinleşen karar değiştirilmez, düzeltme yeni kararla yapılır.
• Karar → iş: Bir karar ihtiyaç kaydına, bütçeye ve görevlere bağlanır.
• Anket ve oylama: Toplantı öncesi görüş toplamak için anket açılır.

Ayrıntılar için Kurullar ve kararlar sayfasına bakın, örnek akışı demoda izleyin ya da topluluğunuzu oluşturun.