Amaç
Genel kurulun iki belgesini — toplantıdan önce duyurulan gündemi ve toplantıda tutulan tutanağı — aynı düzende hazırlamak için. Gündem maddeleri ile tutanaktaki karar blokları birebir eşleştiğinde hangi maddenin görüşülüp hangisinin ertelendiği sonradan tartışma konusu olmaz.
Kimler için
Genel kurul yapan dernekler, vakıfların ilgili kurulları ve spor kulüpleri. Apartman ve sitelerde kat malikleri kurulu tutanağı için de düzen olarak uyarlanabilir; içerik ve yeter sayılar o topluluğun kendi kurallarına göre değişir.
Alanlar
Bölüm 1 — Gündem: toplantı türü (olağan/olağanüstü), tarih-saat-yer, çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı bilgisi, çağrıyı yapan ve duyurma biçimi, numaralı gündem maddeleri.
Bölüm 2 — Tutanak:
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Katılım | Katılma hakkı olan üye sayısı, hazirun listesini imzalayan sayısı, vekâlet ve misafirler. |
| Başkanlık divanı | Divan başkanı, yardımcısı ve yazmanlar. |
| Görüşmeler ve kararlar | Her gündem maddesi için görüşme özeti, oylama biçimi, kabul/ret/çekimser sayıları ve karar metni. |
| Seçim sonuçları | Kurul bazında asil ve yedek üyeler, aldıkları oy. |
| Kapanış ve imzalar | Kapanış saati, divan imzaları. |
| Ekler | Hazirun listesi, faaliyet ve denetim raporu, bütçe ya da tüzük değişikliği metni. |
Nasıl kullanılır
- Dosyayı indirin ve bir metin düzenleyicide açın. Markdown düz metindir; Not Defteri, VS Code ya da herhangi bir Markdown düzenleyicide açılır. Word’e yapıştırırsanız tablolar düz metin olarak gelir; tabloyu Word’de yeniden oluşturmanız gerekebilir.
- Gündemi tüzüğünüze göre düzenleyin. Şablondaki maddeler yaygın bir sıradır; sizde olmayanları silin (ör. seçim yılı değilse seçim maddesi).
- Gündemi çağrıyla birlikte duyurun. Çağrı süresi ve biçimi tüzüğünüzde ve ilgili mevzuatta yazar; şablon bu süreleri belirlemez.
- Toplantıda tutanağı canlı doldurun. Her gündem maddesi için karar bloğunu kopyalayın; oylama sayılarını o anda yazın.
- Toplantı sonunda okutup imzalatın. Divan üyeleri imzalar; hazirun listesi ve raporlar ek olarak tutanağa bağlanır.
- Kararları karar defterine taşıyın. Tutanaktaki her karar, numarası ve tarihiyle karar defterine işlenir — bkz. karar defteri sayfası.
Toplantı ve karar yeter sayısı, oy kullanma usulü ve sonuçların bildirimi tüzüğünüze ve ilgili mevzuata bağlıdır; bu şablon hukuki danışmanlık değildir. Bkz. mevzuat özetleri.
Hazırlık adımları Genel kurul hazırlığı ve karar defteri tutma rehberinde.