Amaç
Topluluğa giren ve çıkan her kuruşun tek satırda, belgesiyle izlenmesi için. Her kayıt sıra numarası alır, bir belgeye bağlanır ve hangi hesabı (kasa ya da banka) etkilediğini gösterir. Kaydeden ile onaylayanın ayrı sütunlarda olması, işi tek kişiye bırakmamanın en basit yoludur.
Kimler için
Kasa ya da banka hesabı tutan her topluluk: dernek ve vakıf saymanları, apartman ve site yöneticileri, kulüp ve gönüllü grubu sorumluları. Resmî defter yerine geçmez; resmî defter yükümlülüğünüz varsa bu tablo onun hazırlık ve kontrol aracıdır.
Alanlar
| Sütun | Ne yazılır |
|---|---|
| Sıra No | Kesintisiz artan kayıt numarası; silinen satırın numarası yeniden kullanılmaz. |
| Tarih | İşlemin tarihi. |
| Belge Türü / Belge No | Tahsilat makbuzu, fatura, gider belgesi, banka dekontu ve numarası. |
| Açıklama | Ne için alındı ya da ödendi; kişi adı gerekiyorsa kısa. |
| Hesap | İşlemin etkilediği hesap: Kasa ya da Banka. |
| Kategori | Aidat, bağış, etkinlik, ofis gideri, virman… Kendi listenizi sabitleyin. |
| Gelir (TL) / Gider (TL) | Tutar ilgili sütuna yazılır; diğeri boş kalır. |
| Hesap Bakiyesi (TL) | O hesabın bu satırdan sonraki bakiyesi. |
| Kaydeden / Onaylayan | Kaydı giren kişi ve (eşik üstü giderlerde) onaylayan kişi. |
Nasıl kullanılır
- Dosyayı açın. Excel’de çift tıklayın; Google E-Tablolar ya da LibreOffice’te içe aktarırken ayraç olarak noktalı virgül seçin.
- Örnek satırları silin ve ilk satıra dönem başındaki devreden bakiyeyi “Açılış kaydı” olarak yazın. Kasa ve banka için ayrı açılış satırı açın.
- Belgesiz kayıt girmeyin. Her satırın belge türü ve numarası dolu olsun; belgeyi dosya adında aynı numarayla saklayın.
- Kasa ile banka arası para hareketini iki satırla yazın (virman): kasadan çıkış ve bankaya giriş. Böylece iki hesabın bakiyesi de doğru kalır ve virman gelir ya da gider gibi görünmez.
- Ay sonunda mutabakat yapın. Kasa bakiyesini sayımla, banka bakiyesini ekstreyle karşılaştırın; fark varsa açıklamasını bir satır notuyla yazın.
- Kategori toplamlarıyla özet çıkarın. Pivot tablo ya da süzme ile kategori bazında gelir-gider özetini hazırlayın ve üyelerle paylaşın.
Örnek satırlar temsilîdir. Hangi defterlerin tutulacağı ve nasıl onaylanacağı tüzüğünüze ve ilgili mevzuata bağlıdır; bu şablon hukuki danışmanlık değildir.
Yaygın hatalar ve kontrol önerileri Makbuz ve gelir-gider kaydında yaygın hatalar rehberinde.