Aidat planı, “kim, hangi dönem için, ne kadar ödeyecek?” sorusunun yazılı cevabıdır. Plan bir kez doğru kurulduğunda tahakkuk her dönem kendiliğinden yazılır, siz yalnız tahsilatı girersiniz.

Bu ipucu en sık görülen durumu anlatır: tüm üyeler için tek, aylık bir plan. Hazırlığınız tamamsa (tutar karara bağlanmış, üye listesi güncel) adımlar birkaç dakikada biter.

Başlamadan önce elinizde olsun

  • Aidat tutarı ve dayandığı karar (genel kurul ya da yönetim kurulu kararı; hangisinin yetkili olduğu tüzüğünüze bağlıdır).
  • Planın başlayacağı dönem (ör. Ocak).
  • Güncel üye listesi. Eski bir tablodan geçiyorsanız açılış bakiyelerini önce netleştirin; yöntem aidat takibi rehberinde.

1. Planı oluşturun

Gelir-gider bölümündeki aidat ekranında yeni plan açın. Plana herkesin anlayacağı bir ad verin: “Aylık üye aidatı” gibi. Tutarı ve dönemi (aylık, üç aylık, yıllık) girin.

2. Başlangıç tarihini ve kararı yazın

Başlangıç tarihi, ilk tahakkukun hangi dönem için yazılacağını belirler. Plan notuna dayandığı kararın karar defterindeki numarasını yazın; yıllar sonra “bu tutar nereden çıktı?” diye sorulduğunda cevap hazır olur.

3. Planı üyelere bağlayın

Tek planlı toplulukta plan tüm aktif üyelere uygulanır. Sonradan katılan üye, katıldığı dönemden itibaren plana girer; ayrılan üyeye ayrıldığı dönemden sonra borç yazılmaz. Öğrenci ya da onursal üye gibi istisnalarınız varsa onlar için ayrı plan açın; tek plana istisna yazmak hatayı büyütür.

4. İlk tahakkuku kontrol edin

Plan kaydedildiğinde başlangıç döneminin tahakkuku üyelere yazılır. Açık aidat listesinde birkaç üyeye bakın: tutar ve dönem doğru mu? Bir yanlışlık varsa şimdi düzeltmek, üç ay sonra düzeltmekten çok daha kolaydır.

5. Hatırlatma kuralını açın

Vadesi geçen aidat için kurallı hatırlatmayı açın. Metin kısa olsun: açık dönemler, tutar ve ödeme yolu. Üye aidatını kendi ekranında görür ve isterse kartla çevrim içi öder; ödeme makbuzla deftere işlenir.

Sık yapılan üç hata

  • Planı geçmişe yaymak. Yeni tutar yalnız karar tarihinden sonraki dönemlere uygulanır; eski dönemleri yeniden hesaplamayın.
  • Tutarı plan adına yazmak. “Aylık 100 TL aidat” adlı plan, tutar değişince yanıltır. Adı genel tutun.
  • Toplu borç listesi paylaşmak. Üyeler yalnız kendi borcunu görmeli; grupta kişi kişi liste paylaşmayın.

Sonra ne yapmalı?

Birden çok plan (üye türüne ya da daireye göre), açılış bakiyeleri ve hatırlatma dili için aidat takibi rehberine, apartman ve siteler için ortak gider ve aidat rehberine bakın. Akışı demoda deneyebilir ya da topluluğunuzu oluşturup ilk planınızı kurabilirsiniz.

Uygulama topluluk türünüzün diliyle konuşur: apartmanda “üye” yerine “komşu”, spor kulübünde “sporcu” görebilirsiniz.