Apartman yöneticiliği çoğu zaman gönüllü bir iştir: biri “ben bakarım” der ve birkaç yıl boyunca asansör bakımından kapıcı maaşına, kalorifer yakıtından çatı onarımına kadar her şeyin hesabını tutar. Sitelerde iş daha büyüktür; birden çok blok, ortak alanlar, personel ve yüklenici firmalar. Her iki durumda da en sık duyulan cümle aynıdır: “Bu ay aidat neden arttı?”
Bu rehber, apartman yöneticileri, site yönetim kurulu üyeleri ve denetçiler için yazıldı. Dört temel kavramı sade bir dille anlatır: ortak gider, işletme projesi, aidat ve plan-gerçekleşen takibi. Amaç yasal ayrıntı değil, kavramların birbirine nasıl bağlandığını göstermek.
Yöneticinin yetki ve görevleri, kat maliklerinin karar alma usulü, işletme projesine itiraz, giderlerin paylaşım esası ve ödenmeyen aidatın sonuçları mevzuatla ve binanın yönetim planıyla belirlenir. Bu rehber bu kuralları anlatmaz; ayrıntı için mevzuat özetlerimize ve yönetim planınıza başvurun. Bu içerik hukuki danışmanlık değildir.
Ortak gider nedir?
Ortak gider, binanın ya da sitenin ortak kullanılan bölüm ve hizmetleri için yapılan harcamadır. Tipik kalemler:
- Düzenli giderler: Ortak alan elektriği ve suyu, temizlik, asansör bakımı, kapıcı ya da güvenlik personeli, yönetim hizmeti, sigorta.
- Mevsimlik giderler: Kalorifer yakıtı, bahçe bakımı, kar temizliği.
- Onarım ve yenileme: Çatı, cephe, asansör revizyonu, hidrofor değişimi.
Ortak gider ile bağımsız bölüme ait gider ayrılmalıdır. Yalnız tek bir daireyi ilgilendiren bir onarım, kayıtta o daireyle ilişkilendirilir. Bir kalemin hangi tarafa düştüğü tartışmalıysa karar yönetim planına ve mevzuata göre verilir; kayıtta da hangi esasa dayandığı yazılır. Bu ayrımı baştan net yapmak, sonradan çıkacak tartışmaların çoğunu önler.
Düzenli gider ile büyük onarımı ayırın
Aylık aidatın içinde büyük onarımlar için bir pay ayrılabilir ya da büyük onarım ayrıca toplanabilir. Hangisi seçilirse seçilsin, büyük onarım parasını ayrı izlemek gerekir. Aksi hâlde birikmiş onarım payı, aylık giderlerin açığını kapatmak için sessizce harcanır.
İşletme projesi nedir?
İşletme projesi, bir sonraki dönem için hazırlanan gider tahmini ve bu giderin nasıl paylaşılacağının planıdır. Basitçe “önümüzdeki yıl ne harcayacağız ve kim ne kadar ödeyecek?” sorusunun yazılı cevabıdır.
İyi bir işletme projesinde şunlar bulunur:
- Geçen dönemin gerçekleşen giderleri: Tahmin, geçmişe dayanmalıdır.
- Kalem kalem tahmini giderler: Personel, enerji, bakım, sigorta, yönetim, onarım payı.
- Beklenen değişiklikler: Bilinen fiyat artışları, planlanan onarımlar, yeni sözleşmeler.
- Toplam tahmini gider.
- Paylaşım: Toplamın bağımsız bölümlere nasıl dağıtılacağı ve her bölümün aylık payı.
- Ödeme takvimi: Aidatın ne zaman ve hangi hesaba ödeneceği.
Paylaşımın hangi esasa göre yapılacağı (eşit, pay oranına göre ya da gider türüne göre farklı) bir hesap tercihi değil, mevzuat ve yönetim planı konusudur. Projeyi hazırlamadan önce bu esası mevzuat özetlerinden ve yönetim planınızdan doğrulayın.
Aidat: projeden daireye
Aidat, işletme projesindeki toplam giderin bağımsız bölüm başına düşen düzenli payıdır. Bu yüzden aidat bir “fiyat” değil, bir tahminin sonucudur. Tahmin değişirse aidat da değişir.
Aidatı yönetirken genel aidat takibi ilkeleri geçerlidir: plan, tahakkuk, tahsilat ve borç ayrı izlenir. Ayrıntılı yöntem aidat takibi rehberinde. Apartman ve sitelere özgü birkaç nokta:
- Daire kaydı: Her bağımsız bölümün blok, kat ve numara bilgisi, payı ve aidatı kimin ödeyeceği (malik ya da kiracı) kayıtlı olmalıdır.
- Daire başına farklı tutar: Paylaşım esasına göre her dairenin aidatı farklı olabilir; sistem bunu tek tutara zorlamamalıdır.
- Blok bazlı izleme: Sitelerde bazı giderler yalnız bir bloğu ilgilendirir; aidat, duyuru ve rapor bloğa göre süzülebilmelidir.
- Taşınma: Kiracı ya da malik değiştiğinde açık borcun kime ait olduğu, değişiklik tarihinde netleştirilir.
Plan-gerçekleşen takibi
İşletme projesi bir tahmindir; dönem boyunca gerçek giderlerle karşılaştırılması gerekir. Bu karşılaştırma, “aidat neden arttı?” sorusunun en iyi cevabıdır.
| Kalem | Plan (yıllık) | Gerçekleşen (9 ay) | Not |
|---|---|---|---|
| Kapıcı | 216.000 TL | 162.000 TL | Planla uyumlu |
| Asansör bakımı | 24.000 TL | 21.500 TL | Bir ek arıza |
| Ortak elektrik | 30.000 TL | 27.800 TL | Kış aylarında artış |
| Onarım payı | 60.000 TL | 12.000 TL | Çatı onarımı gelecek yıla kaldı |
Tablodaki tutarlar temsilîdir.
Bu tabloyu üç ayda bir paylaşmak, dönem sonunda sürpriz yaşanmasını önler. Gerçekleşen tahmini belirgin biçimde aşıyorsa, sebebi yazılır ve gerekirse kat malikleriyle yeniden konuşulur.
Temsili bir örnek
Bu örnekteki bina, kişiler ve tutarlar temsilîdir.
24 daireli bir apartmanda yeni seçilen yönetici, ilk iş olarak:
- Geçen yılın faturalarını ve banka hareketlerini kalem kalem tabloya döktü.
- Gelecek yıl için kapıcı maaşı, enerji ve bakımı tahmin etti; çatı onarımı için ayrı bir onarım payı ekledi.
- Paylaşım esasını yönetim planından kontrol etti ve her dairenin aylık payını hesapladı.
- Projeyi kat maliklerine duyurdu; toplantıda onarım payı konuşuldu ve kararı karar defterine yazdı.
- Her ay tahsilatı, giderleri ve onarım payı birikimini ayrı izledi; üç ayda bir plan-gerçekleşen tablosunu paylaştı.
Yılın sonunda “aidat neden arttı?” sorusu yerine “çatı ne zaman yapılacak?” sorusu konuşuldu.
Yaygın hatalar
- Projeyi geçmişe dayandırmamak. Tahmin, geçen yılın gerçekleşenine bakılmadan yazılırsa dönem ortasında açık verir.
- Onarım payını aylık giderle karıştırmak. Birikim fark edilmeden erir.
- Bağımsız bölüm giderini ortak gidere yazmak. Bir dairenin işi tüm binaya yüklenir.
- Paylaşım esasını varsaymak. “Herkes eşit öder” ya da “büyük daire çok öder” varsayımı yönetim planıyla doğrulanmalıdır.
- Plan-gerçekleşeni paylaşmamak. Aidat artışı açıklamasız kalır.
- Kararları yazmamak. Toplantıda konuşulan bütçe, sonra tartışma konusu olur; karar defteri tutun.
Kısa kontrol listesi
- Ortak gider ile bağımsız bölüm gideri ayrılmış.
- İşletme projesi geçen dönemin gerçekleşenine dayanıyor.
- Büyük onarım payı aylık giderden ayrı izleniyor.
- Paylaşım esası yönetim planı ve mevzuatla doğrulandı.
- Her dairenin payı, ödeyeni ve borcu kayıtlı.
- Plan-gerçekleşen tablosu düzenli paylaşılıyor.
- Toplantı kararları numaralı olarak yazılıyor.
Elele ile nasıl yapılır?
Elele, apartman ve site yönetimini topluluk türü olarak kurar; menü ve sözcükler buna göre gelir:
- Daire kaydı: Blok, kat, numara, kat maliki ve kiracı; aidatı kimin ödeyeceği daire kaydında.
- Daire başına aidat: Her bağımsız bölüme kendi tutarı; tahakkuk her ay kendiliğinden, sakin borcunu telefonundan görür ve isterse kartla öder.
- Gider ve kasa: Ortak giderler türüne göre ve belgesiyle kaydedilir; kasa ve banka ayrı izlenir.
- Plan-gerçekleşen raporu: Yıllık gider tahmini ile gerçekleşen yan yana raporlanır; diğer dairelerin borç ayrıntısı yalnız yönetici ve denetçiye görünür.
- Toplantı ve karar defteri: Kat malikleri toplantısı, hazirun ve numaralı kararlar.
Ayrıntılar için Apartman ve site yönetimi ve Gelir-gider ve aidat sayfalarına bakın, akışı demoda deneyin ya da topluluğunuzu oluşturun.