Amaç
Topluluğun para ve kayıt düzenini dönemsel olarak, maddeler hâlinde gözden geçirmek için. Liste bir suçlama aracı değil, önleme aracıdır: hataların ve kötüye kullanımın çoğu, tek kişiye kalmış işlerde ve belgesiz kayıtlarda başlar. Her “Hayır” cevabı bir aksiyona, sorumluya ve tarihe dönüşür.
Kimler için
Denetim kurulu üyeleri, yönetim kurulları, saymanlar ve apartman/site denetçileri. Denetim kurulu olmayan küçük topluluklarda, sayman dışındaki bir üyenin dönemde bir kez yapması önerilir.
Alanlar
| Bölüm | Kontrol edilen |
|---|---|
| 1. Görevler ayrılığı | Tahsil eden ile onaylayanın ayrılığı, banka yetkisi, harcama eşiği, devir teslim. |
| 2. Tahsilat ve makbuz | Numaralı makbuz, iptal makbuzu, nakdin kasaya giriş süresi, bağış kaydı. |
| 3. Harcama | Belge, bütçe/karar eşleşmesi, kişisel hesaptan ödemeler. |
| 4. Kasa ve banka mutabakatı | Aylık kasa sayımı, banka ekstresi karşılaştırması, ikinci göz. |
| 5. Kayıtlar ve kararlar | Numaralı kararlar, güncel üye listesi, aidat bakiyeleri, yedek. |
| 6. Şeffaflık ve kişisel veri | Üyeye özet, borç listesinin paylaşılmaması, erişim yetkileri. |
| Bulgular ve aksiyonlar | Bulgu, aksiyon, sorumlu, son tarih. |
Her kontrol satırında Durum (Evet / Kısmen / Hayır) ve Not / sorumlu sütunu vardır.
Nasıl kullanılır
- Dönemi belirleyin. Üç ayda bir ya da en az yılda bir, genel kurul öncesinde.
- Listeyi kayıtla yan yana doldurun. “Evet” demek için belgeye bakın: makbuz koçanı, banka ekstresi, karar defteri.
- Eşikleri kendinize göre yazın. İkinci onay gereken harcama tutarı ve nakdin kasaya giriş süresi gibi değerler şablonda boş bırakıldı; kurul kararıyla belirleyin.
- “Hayır”ları aksiyona çevirin. Bulgular tablosuna her biri için sorumlu ve son tarih yazın.
- Sonucu kurulda görüşün. Listeyi ve aksiyonları yönetim kuruluna sunun; kararları karar defterine işleyin.
- Bir sonraki dönemde önce açık aksiyonlara bakın.
Bu liste yasal denetimin ya da mali müşavir incelemesinin yerini tutmaz; hukuki danışmanlık değildir.
Şeffaflığın temel ilkeleri mali şeffaflık rehberinde.